El impuesto a las niñeras

Cuando se trata de pagarle a una niñera o a una niñera posparto, es importante comprender los impuestos y los formularios de impuestos disponibles para usted. Por favor, comprenda que este artículo se aplica a todos los cuidadores, incluidos los cuidadores mayores y el personal de limpieza doméstico por horas. Los dos formularios principales son el W-2 y el 1099. ¿Pero cuál es el adecuado para su situación? Miremos más de cerca.

¿Qué son los impuestos de niñera?

Para saber qué tipo de impuestos se aplican a usted, primero debe saber qué implican los impuestos para niñeras.

El impuesto a las niñeras se refiere a una recopilación de impuestos estatales y federales que deben pagar las familias que contratan empleados domésticos como cuidadores, asistentes personales o niñeras.

Incluyen impuestos retenidos al empleado, incluidos impuestos estatales y federales sobre la renta, impuestos de Medicare y Seguro Social.

También incluyen los impuestos pagados por el empleador, incluido el seguro de desempleo federal y estatal y los impuestos del Seguro Social y Medicare.

Para 2023, este umbral es de 2.600 dólares (para los salarios pagados en 2022, el umbral es de 2.400 dólares). Una vez que se haya alcanzado ese límite, se deben remitir las partes del empleador y del empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare. Si a un empleado se le paga $1,000 o más en un trimestre calendario, entonces se deben pagar impuestos federales de desempleo. También es posible que se requieran impuestos estatales por desempleo.

Sin embargo, el estado donde usted reside determinará sus obligaciones tributarias, porque si bien algunos estados no tienen impuestos sobre la renta, otros tienen diferentes reglas sobre los impuestos pagados y retenidos.

¿Cómo se define a un empleado del hogar?

Un trabajador doméstico se define como empleado cuando el empleador controla qué trabajo realiza el empleado y cómo lo realiza, ya sea a tiempo parcial o completo.

Incluso si el trabajador es contratado en línea, está sujeto a impuestos siempre que le pague $2,400 o más cada año calendario. No clasifiques erróneamente a tu niñera como contratista independiente porque podrían multarte por evasión de impuestos.

Sin embargo, algunas niñeras podrían estar calificadas para contratistas independientes dada la naturaleza de sus trabajos, pero cuál es la adecuada para su niñera, descubramos más a medida que continuamos revisando esto.

Tenga en cuenta que este proceso debe realizarse con precaución, ya que categorizar a un empleado como contratista puede generar resultados legales y financieros innecesarios. Consulte a su asesor fiscal y abogado según corresponda.

¿Qué formularios de impuestos para niñeras se aplican a usted?

W-2: Para empleadas niñeras

Si tienes control sobre el trabajo de tu niñera, como establecer sus horarios y tareas, se la considera una empleada y se le debe pagar mediante un formulario W-2. Con un W-2, usted es responsable de retener y pagar el Seguro Social, Medicare y los impuestos federales y estatales sobre la renta en nombre de su empleado. También es posible que deba ofrecer beneficios como seguro de compensación laboral, seguro de desempleo y tiempo libre remunerado.}

Beneficios de usar un W-2:

• Cumplimiento de las leyes fiscales.
• Protección para tu niñera y tu familia.
• Capacidad de ofrecer beneficios.
• Tranquilidad para todos los involucrados
• 1099: Para contratistas de niñeras

Si su niñera tiene más control sobre su trabajo, como establecer sus horarios y usar sus herramientas, puede ser considerada un contratista y se le puede pagar usando el 1099. Con el 1099, usted no retiene impuestos y su niñera es responsable de pagarse a sí misma. -impuestos sobre el empleo. Tampoco está obligado a ofrecer beneficios a los contratistas.

Beneficios de usar 1099:

• Impuestos y trámites más bajos
• Flexibilidad para ambas partes

Sin embargo, es importante tener en cuenta que clasificar erróneamente a un empleado como contratista puede tener consecuencias legales y financieras. El IRS tiene reglas estrictas para determinar si alguien es un empleado o un contratista, y es importante seguir estas reglas para evitar sanciones.

¿Cómo se determina si su niñera es una empleada o una contratista?

El IRS analiza varios factores para determinar si alguien es un empleado o un contratista. Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse:

• Control: ¿Controlas cuándo, dónde y cómo trabaja tu niñera? Si puede dictar el horario, las tareas y los métodos de la niñera para realizar esas tareas, entonces es más probable que la niñera sea considerada una empleada.
• Herramientas y equipo: ¿Le proporciona a su niñera herramientas, suministros o equipo? Si le proporciona a la niñera todo lo que necesita para hacer su trabajo, es más probable que la consideren una empleada.
• Pago: ¿Le paga a su niñera un salario o un salario por hora? Si le paga a la niñera un salario regular o un salario por hora, es más probable que la consideren una empleada. Si le paga a la niñera una tarifa fija o una tarifa basada en el compromiso durante un período determinado, la niñera podría considerarse un contratista.
• Riesgo: ¿Paga usted por el seguro de compensación laboral, salud y otros beneficios de sus trabajadores? El contratista generalmente asume más riesgos y responsabilidad por su trabajo, mientras que los empleados generalmente están protegidos por el seguro y los beneficios de su empleador.
• Duración y Terminación: ¿La niñera trabaja por un período continuo o indefinido, o solo por un período específico? ¿Tiene derecho a rescindir el empleo de su niñera? Si la niñera trabaja para usted de forma continua y puede despedirla a voluntad, entonces es más probable que la consideren una empleada.
• Ganancias y pérdidas: ¿Tiene su niñera la oportunidad de obtener ganancias o pérdidas? Si la niñera puede obtener ingresos adicionales o incurrir en gastos durante el desempeño de su trabajo, es más probable que se la considere contratista.

Si respondió afirmativamente a la mayoría de estas preguntas, es probable que su niñera sea una empleada y se le deba pagar mediante un W-2. Si respondió no a la mayoría de estas preguntas, su niñera puede ser considerada contratista y se le puede pagar mediante el formulario 1099.

Por ejemplo, si una familia contrata a una niñera posparto para que cuide a su hijo durante 30 días a un precio fijo, y la niñera tiene la libertad de establecer su horario y utilizar sus suministros, se puede considerar un contrato.

Sin embargo, sigue siendo una buena idea consultar con un profesional de impuestos o un abogado laboral para asegurarse de seguir las reglas correctamente.

¿Cómo se pagan los impuestos de niñera?

El proceso de pago de impuestos para niñeras se divide en cuatro y cada proceso es muy importante.

1. Obtenga un número de identificación fiscal

Primero debe obtener su número de identificación federal de empleador del servicio de ingresos internos y luego llevar ese número a la agencia tributaria ubicada en su estado para obtener el número de identificación estatal. Necesitas ambos números para pagar tus impuestos.

2. Calcular nóminas e impuestos

Deberá calcular cuidadosamente el salario bruto de su niñera junto con los impuestos de su empleador y los impuestos retenidos a la niñera para compensar los impuestos de cada período de pago.

3. Presentar declaraciones de impuestos anuales

La mayoría de las veces, tendrás que presentar declaraciones de impuestos trimestrales, aunque algunos estados solicitan declaraciones mensuales o anuales. En promedio, debería enviar 1040 pagos estimados al IRS cada trimestre.

4. Complete formularios de impuestos al final del año.

Debes entregarle a tu niñera un formulario W-2 anualmente a finales de enero para presentar sus declaraciones de impuestos. La Administración del Seguro Social exige que presente el Formulario W-2 Copia A y el Formulario W-3 para demostrar si retuvo impuestos a su niñera y los remitió a usted mismo durante el año.

También debe preparar y presentar un Anexo H junto con su declaración de impuestos federales sobre la renta.

Dependiendo de su estado, es posible que deba resumir todos los impuestos estatales sobre la renta retenidos a su cuidador en un formulario de conciliación anual.

¿Qué debe proporcionarle su niñera?

Al momento del empleo, asegúrese de que su niñera proporcione un Formulario I-9 completado con precisión junto con una identificación adecuada, un ITIN o un número de Seguro Social, y un formulario federal W-4 completo junto con un formulario de retención de impuestos estatales sobre la renta para los estados donde esto corresponda.

¿Hay algún beneficio al pagar impuestos de niñera?

Los empleadores que pagan impuestos de niñera pueden calificar para exenciones fiscales para cubrir sus impuestos de niñera, mientras que las niñeras pueden sentirse más cómodas mientras trabajan. Tanto el empleador como el empleado no tendrán que preocuparse por ser auditados por el estado o el IRS.

Aquí hay una lista de algunos beneficios a corto plazo que pueden disfrutar las niñeras.

• Un historial laboral utilizado para obtener préstamos hipotecarios para viviendas y automóviles.
• Elegibilidad para subsidios de atención médica según la Ley de Atención Médica Asequible.
• Cobertura de Medicare e ingresos del Seguro Social después de la jubilación.
• Beneficios de desempleo por pérdidas de empleo de las que no son responsables.

¿Qué puede salir mal si evitas pagar impuestos de niñera?

Si no paga impuestos sobre el salario de su niñera y no retiene sus impuestos para el pago durante algunos años, cuando la libera de responsabilidades y solicita beneficios de desempleo, incluido su nombre como empleador anterior, la oficina de desempleo descubrirá que no pagaste ninguna declaración de impuestos.

Por lo tanto, su ex niñera perderá todos los beneficios y tendrá que ser auditada por el IRS y el estado. Además, deberá pagar todos los impuestos que omitió pagar a lo largo de los años, más las multas por intentar tomar atajos.

En el peor de los casos, podrían demandarlo y multarlo por evasión de impuestos.

¿Cuándo NO necesito pagar impuestos de niñera?

Hay algunas excepciones en las que no tienes que pagar impuestos de niñera, incluso si alcanzas el umbral para hacerlo.

Por ejemplo, no es necesario pagar impuestos de niñera sobre los salarios pagados a

• Tu cónyuge
• Tu hijo menor de 21 años
• Un empleado menor de 18 años, siempre que los servicios del hogar no sean su ocupación principal.
• Tus padres, excepto que se cumplan las dos situaciones siguientes (tanto a como b son obligatorios):
• Cuidan a su hijo menor de 18 años o con una condición física o mental durante más de 4 semanas continuas de cuidado durante el año, y
• Está divorciado o viudo, o su cónyuge no puede cuidar a su hijo durante el mismo período debido a una condición física o mental.
• Si no está seguro de si necesita pagar impuestos de niñera, consulte a un profesional de impuestos o un servicio de impuestos de niñera para garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Conclusión

Cuando se trata de pagarle a una niñera o a una niñera posparto, es importante comprender los formularios de impuestos disponibles para usted. Si bien un W-2 generalmente se usa para empleados y un 1099 generalmente se usa para contratistas, la determinación puede ser compleja. Siempre es mejor consultar con un profesional de impuestos o un abogado laboral para asegurarse de seguir las reglas correctamente y evitar sanciones.

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